Functioneel teambuilden

De lijst met activiteiten die je als bedrijf kan doen voor teamvorming wordt jaarlijks al maar langer. Het aanbod is groot en gevarieerd, zodat er altijd wel een passende of nieuwe activiteit te vinden is. Dus blader en surf wat rond, kies wat bij jou en je budget past en stuur de uitnodigingen rond.
Maar hoe weet je nu dat de eerstvolgende teambuildingsactiviteit daadwerkelijk een beter team oplevert? De naam doet immers vermoeden dat het iets anders is dan een actief bedrijfsuitje.
We gaan te rade bij Bureau Houthoff in Rijswijk, een bedrijf dat zorgt dat het optimale rendement uit een teambuildingsactiviteit wordt gehaald.
Niet dat er iets mis is met teambuilding “alleen voor de fun”, stelt directeur en register-coach Peter van der Niet. ‘Als je van tevoren maar duidelijk over eens bent dat vermaak het enige doel is.’
Dergelijke verzoeken speelt Van der Niet direct door naar de evenementenbureaus, omdat zijn communicatie- en adviesbureau hier niets aan toe heeft te voegen. Andersom huren de evenementenbureaus zijn trainers in voor procesbegeleiding, in zijn eenvoudigste vorm het observeren en bespreken van het groepsproces tijdens de teambuildingsactiviteit.
Bureau Houthoff zet gezamenlijke doe-activiteiten bovenal in tijdens trajecten waarbij teams moeten worden gevormd of gemotiveerd bij nieuwe, gefuseerde of gereorganiseerde bedrijven.

Doel bepalend
De keuze uit het brede scala aan teambuildingsactiviteiten wordt ten eerste bepaald door het doel dat de opdrachtgever nastreeft. Van der Niet. ‘Je kunt gaan kanoën, maar je moet je wel realiseren dat je maar met zijn tweeën in een kano zit. Hetzelfde is met zweefvliegen. Daar zit je zelfs alleen met de piloot. Daar heb je dus niets aan als je een groep mensen tot een team wilt laten samensmelten.’
Verder houdt hij ook rekening met de wensen van de deelnemers. ‘We laten het liefst een subcommissie vormen met mensen uit het team. Ze geven onder meer aan wat de mensen per se niet willen doen. Vaak komt daar een compromis uit tussen wat de manager wil bereiken en wat het team wil doen.’
De subcommissie heeft nog een belangrijker doel, vertelt de coach. Zij vormen de ambassadeurs van het project, met als doel vooraf zoveel mogelijk betrokkenheid bij het team te kweken. ‘Als er geen commitment is, dan wordt het een heel gevecht. Op zich wel een boeiende uitdaging, maar niet een basis om op dat moment aan teambuilding te doen’, aldus Van der Niet.

Gewoontes vergroten
Een aspect van teambuildingsactiviteiten is dat je gewoontes van mensen vergroot terugziet. Om dit op te wekken heeft het de voorkeur dat het team iets krijgt voorgeschoteld wat ze nog nooit heeft gedaan, vertelt Van der Niet. ‘Neem bijvoorbeeld een brandweerteam. Die moet je niet iets fysieks laten doen. Dat trainen ze al genoeg. Die laten we dan samen een schilderij maken. Het zijn doeners die bij een brand zonder pardon een deur open beuken. Op die manier schilderen ze ook. Vervolgens laat je ze zien dat die aanpak het schilderij als geheel geen goed doet.’
Om diezelfde reden waakt de coach ervoor om mensen dezelfde rol te laten vervullen als ze in het dagelijkse werk al doen. ‘We proberen te voorkomen dat de manager ook de leidersrol pakt. Soms is het zelfs beter dat de manager niet deelneemt aan de activiteit. Bijvoorbeeld als er niet voldoende vertrouwen is binnen de groep. Dan laat je de manager bijvoorbeeld alleen bij de aftrap en de evaluatie zijn.’

Ter plekke ingrijpen
Door een teambuildingsactiviteit zie je ter plekke een beeld ontstaan, daar waar een training meer het overdragen van kennis is, stelt Van der Niet. ‘Je kunt kijken wat er gebeurd. Het klikt op zo’n moment beter, je voelt mekaar beter aan, waardoor je direct kan ingrijpen.‘
‘Je ziet dan bijvoorbeeld iemand de leiding nemen, die die rol niet toebedeeld heeft gekregen. Wat ben je aan het doen, vraag je dan. Ze schieten niet op; ze praten al twintig minuten over iets pietluttigs, is het antwoord. Dan ga je uitleggen dat de anderen het misschien niet pietluttig vinden en hoe je daar mee om kan gaan.’
Als er harde noten gekraakt moeten worden dan speelt Bureau Houthoff vaak de troef van de sportieve teambuildingsactiviteit. ‘Als mensen voor een langere tijd fysiek tekeer gaan, ontstaan er grotere openingen. Je moet ze dan wel als ze nog moe zijn in hun kladden grijpen. Anders is de kans voorbij. Je moet natuurlijk wel kijken of iedereen in de groep zo’n activiteit fysiek aan kan.’

Misvatting
Een misvatting die hij wil wegnemen is dat teambuildingstrajecten allemaal met veranderingen en ellende binnen het bedrijf te maken hebben. ‘Het kan ook een soort beloning zijn, kijken hoe we met elkaar bezig zijn of een blik werpen op de toekomst.’
Dat laatste is zelfs een trend. Van der Niet: ‘Waar staan we over vijf jaar, is dan de vraag. Veel bedrijven hebben een periode van reorganisaties achter de rug. De teams die over zijn gebleven moeten er nu gezamenlijk hun schouders onder zetten. Bedrijven zorgen dan voor betrokkenheid door ze mee te laten praten over de toekomst.’
‘Om te voorkomen dat het zo’n poldermodeldiscussie wordt lassen we een activiteit in. De boel komt dan weer even los en de hersens leeg. En je hebt gelijk weer een kapstok om het belang van samenwerking onder de aandacht te brengen.’

Haalbare doelen
Na de teambuildingsactiviteit rest de evaluatie. Nu komt het moment om als team haalbare doelen af te spreken en aan te geven wat je daar voor nodig hebt, vertelt Van der Niet. De ervaringen van de teambuilding en de geformuleerde doelen leg je vervolgens vast in een slotdocument, dat de start vormt van het in de praktijk brengen van de lessen uit de teambuildingsactiviteit.

(Mogelijke) doelen van teambuilding

• Verbeteren van de communicatie
• Afbreken van barrières
• Oplossen van conflicten
• Verbeteren van kritisch denken en probleemoplossende vaardigheden
• Managen van gezonde competitie tijdens het werken aan gemeenschappelijke doelen
• Herkennen en waarderen van ieders bijdrage
• Elkaar beter leren kennen
• Kapitaliseren van ieders sterke punten
• Gewoon plezier hebben!