Houd de hand op de beurs

Ongetwijfeld heeft u veel geld uitgegeven aan uw presentatiemateriaal voor de deelname aan vakbeurzen. U heeft waarschijnlijk aardig geïnvesteerd in een presentatiewand, decoratiepanels, brochures of een powerpointpresentatie met de bijbehorende apparatuur. Uiteraard wilt u return on investment en daar zit nu net de crux van het probleem, want vaak levert een beurs niet het verwachte resultaat op. Ondanks al uw mooie promotiemateriaal lopen potentiële klanten uw stand voorbij of zijn ze alleen geïnteresseerd in de gratis gadgets. Herkent u dit?

Hoe mooi u uw stand ook aankleedt, de succesfactor ligt bij de man of vrouw die uw stand bemant. Hij of zij is het, die in korte tijd de klik moet maken met de bezoekers, ze enthousiast moet maken voor uw producten en ze uw stand moet weten in te lokken om door te praten.

Jij hier ook
Wat nogal eens opvalt bij het bezoeken van een beurs, is dat de standmedewerkers vaak niet echt geïnteresseerd zijn in het bezoekende publiek. Geregeld hebben ze het onderling ontzettend gezellig met elkaar. Soms hebben daarbij zelfs een sigaret of een glas drinken in de hand. Of ze begroeten alleen de bezoekers die ze al kennen: ‘Hé, wat leuk dat jij hier ook bent’. Er zijn types bij die rustig gaan zitten lezen of de bezoekers gadeslaan met de armen over elkaar.
Let ook eens op de vaak onzekere houding van de standmedewerker, die zich vertaalt in het wegdraaien van de ogen zodra er oogcontact is of zich uit in een mompelend: ‘Kan ik u helpen?’. Maar ook het tegenovergestelde gebeurt: de standbemanning bespringt als het ware de belangstellende, zodat deze de gretige verkopers met veel pijn en moeite van zich af moet slaan.

Beste beentje
Aan de andere kant is het zaak te onderkennen dat het niet makkelijk is om in korte tijd, te weten zo’n twintig seconden, de aandacht te vangen en weten vast te houden. Het is een topprestatie om op een goedbezochte beurs de hele dag alert de bezoekers tegemoet te treden en steeds opnieuw het beste beentje voor te zetten.
Hoe kunt u als ondernemer of manager zorgen dat de mensen die uw stand bemannen zich opstellen als professionals zodat uw investering zich dubbel en dwars terugbetaalt?

Kersenbonbons
Ook hier geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Geef de medewerkers die de stand gaan bezetten duidelijk aan welk doel u voor ogen heeft met deelname aan de beurs. Is de beurs bedoeld om de naamsbekendheid te vergroten? Wilt u een nieuw product demonstreren en aan de man brengen? Wilt u uw (veranderde) imago overbrengen op het publiek of beoogt u een uitbreiding van uw potentiële klantenbestand?
Omschrijf zo duidelijk mogelijk wanneer de beurs voor u als geslaagd betiteld kan worden. Is dat als u een vast aantal visitekaartjes heeft kunnen innemen van geïnteresseerde bezoekers? Is dat als u een x aantal vervolgafspraken kunt noteren? Of is dat wanneer u een bepaald aantal producten heeft kunnen verkopen? Kortom, maak zo concreet mogelijk waar u op wilt sturen en wat u wilt bereiken. Dat schept duidelijkheid voor iedereen. Bovendien kunt u dan middelen inzetten die een duidelijke link hebben met het te verwezenlijken doel. U gaat immers geen kersenbonbons uitdelen als u wilt bereiken dat de bezoekers zich gaan interesseren voor uw voedingssupplementen.

Leesbare badge
In dat geval is het handiger om een gezondheidstest aan te bieden waar een persoonlijk advies uit rolt over het meest geschikte voedingssupplement.
Wat u wilt bereiken en uitstralen dient in overeenstemming te zijn met de inrichting van uw stand en de bezetting. Alles wat u presenteert moet uw doelen ondersteunen. Zien uw mensen er verzorgd en representatief uit en dragen zij een leesbare badge? Is hun kennis up-to-date en zijn zij toegerust met de benodigde informatie en vaardigheden? Oefen van tevoren of tijdens een training de diverse situaties en zorg voor voldoende bemanning en stand-by. Tot slot: bepaal vooraf hoe de vervolgacties na de beurs eruitzien en hoe en wanneer de evaluatie plaatsvindt.

Hum
Uw eerste prioriteit ligt bij het publiek. Let op uw non-verbale communicatie: ook als u niet communiceert, communiceert u via uw lichaamstaal. Sta dus niet met de armen over elkaar of met de rug naar de bezoekers toe. Wees oprecht geïnteresseerd in uw bezoekers en treedt ze open tegemoet. Zorg dat u zichtbaar bent en ‘verstop’ u niet in uw stand.
Ga ervóór staan en maak oogcontact. Vermijd in uw gesprekken vakjargon en sluit aan bij uw gesprekspartners. Vraag door, hum begrijpend, leun iets voorover en vat zo nu en dan kort samen om te checken of u alles heeft begrepen.
Hoe gek dit ook klinkt: probeer niet te verkopen.
Treedt de bezoekers met een open mind tegemoet. Wat u kunt bieden is een oplossing voor hun vraagstukken en voor die oplossing heeft u informatie nodig. Deze informatie kunt u alleen verkrijgen door actief te luisteren. Stel open vragen die altijd beginnen met ‘hoe’, ‘wat’ en ‘waarom’.
Wees alert op lichaamssignalen van uw gesprekspartner. Dwalen zijn ogen af, begint de aandacht te verslappen of stuit u op weerstand? Dram vooral niet door, want dan zou u een ongewenst visitekaartje van uw bedrijf afgeven.

Zinloze gesprekken
Voer geen telefoongesprekken in uw stand en zet uw mobiel uit. Nodigt uw stand uit tot binnenlopen? Vermijd een nauwe doorgang en versper niet zelf de doorloop. Zorg dat de bezoekers makkelijk de benodigde informatie kunnen vinden en licht desgewenst toe. Raak in gesprek maar hoedt u voor zinloze gesprekken waarvan u bij voorbaat kunt inschatten dat zij u niets gaan opleveren. Vraag altijd een visitekaartje en ga hier met zorg mee om. Maak een positieve opmerking over het kaartje en berg het zorgvuldig op.
Vraag aan de bezoeker of het op prijs wordt gesteld om nog eens contact op te nemen of maak direct een vervolgafspraak. Check altijd hoe en wanneer iemand benaderd wil worden. Ten slotte: zorg voor een kloppend en eenduidig registratiesysteem waarin u uw rapportage kwijt kunt en koppel deze tussentijds terug met het hoofdkantoor.

Wiel uitvinden
De nazorg: ook tijdens het natraject kan er veel misgaan. De beurs is afgelopen en moe maar hopelijk voldaan gaat iedereen naar huis. Het is zaak om snel na de beurs te evalueren. Wat ging er goed? Bouw deze succesfactoren verder uit en zet ze de volgende keer nog beter neer. Wat ging er minder goed en behoeft aandacht? Neem al uw bevindingen op in een draaiboek en scherp ze waar nodig aan, dan hoeft u niet elke keer opnieuw het wiel uit te vinden.

Verzilveren
Zorg dat u de afspraken die u op de beurs heeft gemaakt met uw potentiële klanten ook nakomt. Bel op het afgesproken tijdstip op, het liefst binnen één week. Laat van u horen en maak waar wat u heeft toegezegd. Het naleven van afspraken loopt vaak over te veel schijven, waardoor er pas na een te lange tijd contact wordt opgenomen met de beursbezoeker. Deze is inmiddels weer in beslag genomen door de hectiek van alledag en is het persoonlijke gesprek op de beurs wellicht allang vergeten. Jammer: een gemiste kans. Zorg dat uw bedrijf niet wordt vergeten en geef het vervolgcontact een persoonlijke touch.
Besef dat u op een beurs goud in handen heeft; laat het niet na uw kansen te verzilveren!

Do’s

• Bepaal het doel
• Maak een draaiboek
• Bereid u goed voor
• Train vooraf de gesprekken
• Besteed zorg aan uw persoonlijke verzorging
• De bezoeker speelt de hoofdrol
• Wees alert op uw lichaamstaal
• Wees open en geïnteresseerd
• Luister actief
• Vergaar zoveel mogelijk informatie
• Stel open vragen
• Vraag om visitekaartjes
• Registreer en rapporteer
• Kom uw afspraken na
• Reageer binnen één week

Don’ts

• Met de armen over elkaar staan
• Met de collega’s de hele stand vullen
• Uitgebreid kletsen met de standbemanning
• Onverzorgde presentatie
• Niet over de juiste informatie beschikken
• Luidruchtig zijn
• Ruimte innemen voor de stand van de concurrent
• Drinken en roken in de stand
• Alleen aandacht besteden aan bekenden
• Met de rug naar het publiek staan
• De toegang versperren
• Zich opdringen aan voorbijgangers
• De mobiele telefoon aan laten staan
• Niets meer van u laten horen