JA MANAGER, NEE MANAGER

Stelt u eens voor: over tien dagen is het zover!

Het symposium ‘Fusies en overnames, bedreiging of kans?’ staat dan op de planning en het bedrijf waar u werkt, is hoofdorganisator. Als directiesecretaresse bent u de spin in het web van dit symposium. De telefoon gaat de hele dag, e-mailtjes stromen binnen en iedereen wil op het allerlaatste moment nog wat van u. U vindt dat juist leuk, voelt u verantwoordelijk voor het slagen van dit symposium en u haalt alles uit de kast om van deze dag een succes te maken. U ervaart het als een enorme uitdaging en als een kans om uwzelf waar te maken.

Terwijl u samen met een afdelingssecretaresse nog even de lijst doorneemt van deelnemers en gasten, stormt plotseling de directeur uw kantoor binnen. Hij gooit een A4-tje op uw bureau en roept: ‘Deze plattegrond van het nieuwe gebouw moet vandaag nog ingescand worden en in een full-color brochure worden opgenomen. Ik wil daarmee langs potentiële klanten kunnen gaan. Er is haast mee geboden, want ik verwacht volgende week al een mogelijke opdrachtgever!’ En weg is hij, jou achterlatend met een flinke extra klus die u er op dit moment beslist niet bij kunt hebben.

Herken u het benauwde gevoel dat u bekruipt in een dergelijke situatie? Wat doet u? Neemt u deze klus er hoe dan ook bij, ook al loopt u nu de kans dat allerlei zaken in het honderd lopen? Of trekt u de stoute schoenen aan en gaat u deze gang van zaken met uw baas bespreken?
Wat maakt het zo moeilijk om heldere grenzen te stellen en waarom komen we er vaak te laat achter dat we ons assertiever hadden moeten opstellen?
Nu het minder goed gaat met de economie, staat de functie van secretaresse weer volop in de belangstelling. De vraag naar secretaresses is het afgelopen half jaar met liefst 20% gestegen! Secretaresses nemen - door bezuinigingen en inkrimpingen - in toenemende mate ondersteunende taken over van bijvoorbeeld p&o-medewerkers en facility en financial managers. Een mooie kans om u vakinhoudelijke kwaliteiten en vaardigheden te presenteren en/of verder te ontwikkelen.

Maar wie als spil in een web fungeert, moet niet alleen over vakinhoudelijke kwaliteiten en vaardigheden beschikken maar ook over een flinke dosis emotionele intelligentie en voldoende assertieve vermogens. Want net als de directiesecretaresse uit het voorbeeld houdt u dagelijks als een volleerd jongleur een aantal ballen in de lucht. U probeert uw taken naar behoren uit te voeren, maar dagelijks doen anderen onverwacht een beroep op u. Het stellen van grenzen is van wezenlijk belang hierbij, wilt u elke dag met plezier naar uw werk blijven gaan.

Wat is nu precies assertiviteit en waarom is assertief gedrag zo belangrijk in uw functie als secretaresse of office manager?

Over het begrip ‘assertiviteit’ bestaan veel misverstanden. Assertiviteit zou gelijk staan aan agressiviteit: het op een gehaaide manier zelf aan uw trekken proberen te komen. ‘Nee’ zeggen wordt in deze optiek tot norm verheven, waarbij we gemakshalve de behoeften en gevoelens van anderen negeren. Dit doet helaas geen enkel recht aan wat assertiviteit werkelijk behelst.
Assertiviteit houdt - naast het op een voor uzelf en voor de ander acceptabele manier stellen van grenzen nog veel meer in. Het vraagt zelfkennis, want als u uw grenzen wilt aangeven, moet u weten wie u bent en wat u wilt. U dient uw gevoelens en wensen te onderkennen en te uiten. Door assertief optreden word u zich bewust van uw eigen verantwoordelijkheid. U schuift fouten niet af op anderen of op omstandigheden. U wordt van medespeler hoofdrolspeler van uw eigen leven.
Zelfrespect staat centraal bij assertiviteit: dat wil zeggen dat u leert luisteren naar uw eigen behoeftes en naar uw lichaam. U staat open voor de belangen en vragen van de ander en bent in staat compromissen te sluiten die uzelf geen geweld aandoen en ook die van een ander niet.
Assertiviteit betekent ook dat u bij uzelf kunt blijven: u laat u niet meesleuren door de soms overweldigende woordenstroom van een ander, of door overdreven emoties. Assertiviteit is letterlijk en figuurlijk ruimte en tijd maken voor uzelf, om na te gaan: is dit wat ik werkelijk wil? En zo leert u eigen doelen in uw leven te bepalen en te bereiken.
In uw functie als secretaresse is het primair uw taak anderen te ondersteunen. U bent naar buiten gericht: u helpt uw manager, uw afdeling en/of de organisatie zijn/haar doelen te behalen. Dat is ook de reden waarom u in een dergelijke functie zo gemakkelijk makkelijk voorbij kunt gaan aan uw eigen behoeften en wensen. Wie echter zelden naar zichzelf luistert en zichzelf dus niet serieus neemt, loopt vroeg of laat het risico op te branden. De ballen van uw jongleerspel zullen u dan één voor één ontglippen.
Gelukkig hoeft het zover niet te komen. Assertief gedrag kan iedereen leren, ook jij. Hieronder vindt u alvast wat tips. Begin met kleine stapjes tegelijk en kies uit deze lijst iets wat bij jou past. U zult merken dat het werkt in de praktijk en dat u dagelijks profijt hebt van uw eigen assertieve optreden!

Zes assertieve tips

• Gebruik ‘ik’-uitspraken. Wanneer u spreekt vanuit uzelf, dan laat u uw gevoel zien en laat u een ander in zijn waarde. Uw gesprekspartner voelt zich dan niet aangevallen. Bijvoorbeeld: Ik vind het vervelend als haastklussen zomaar op mijn bureau belanden. Ik vind het prettig als over de afwikkeling eerst afstemming met mij plaatsvindt.
• Indien u een verzoek weigert wees dan duidelijk en zeg ‘nee’. U kunt een reden opgeven maar doe dat niet om u te verweren. U heeft het recht om een verzoek te weigeren. U kunt meedenken over een alternatief, maar blijf, indien u dat zélf wilt, bij uw standpunt en herhaal uw ‘nee’ als een kapotte grammofoonplaat. Wees duidelijk, bondig en beleefd. Beperk u tot het onderwerp. Toon begrip voor de ander.
• Vragen is voor sommigen moeilijk. Bedenk dat ieder mens over het recht beschikt om iets te vragen, dus ook u! Iedereen heeft ook het recht uw verzoek te weigeren. Dat wil niet zeggen dat ze u als persoon afwijzen, maar slechts uw verzoek.
• Kijk bij te veel werk eens of een ander (een gedeelte van) een taak kan van u overnemen. Roep niet altijd op de automaat: ‘Dat doe ik wel even’.
• Maak een lijst van dingen in uw leven die echt moeten en van dingen die u echt wilt. Stel uw eigen prioriteiten, dan kunt u uw eigen functioneren beter afstemmen op wat u zélf belangrijk vindt.
• Wees niet voortdurend bezig uw omgeving tevreden te stellen. Weet wat u wilt en probeer daarin eerst uzelf tevreden te stellen. Bedenk dat ieder mens in eerste instantie zelf verantwoordelijk is voor zijn vervulling en welbevinden.